Quando um gestor ou proprietário procura por um sistema para supermercados, em geral , está passando por um momento de inflexão e mudanças em sua empresa.

Algumas vezes estas mudanças são decorrentes de situações positivas: O negócio pode ter crescido e os controles existentes no sistema atual (quando ele existe) já não são suficientes para atender às demandas da empresa.

Em outros casos a mudança pode ser decorrente de situações negativas, por exemplo quando o fornecedor atual de sistemas tem um custo alto demais para o momento do negócio ou a solução vem apresentando problemas recorrentemente sem solução. Em ambas as situações a busca por um novo sistema para sua empresa de supermercados não pode ser feita de maneira amadora.

O mundo dos negócios precisa de profissionalismo, e o setor de supermercados possui uma complexidade em sua gestão e operação que , quem não é do ramo, sequer imagina.  Para o cliente ou para quem não está no dia-a-dia de um supermercado aparentemente tudo é muito simples num supermercado : basta ter os produtos na gôndola e passar os códigos de barras num leitor que tudo está resolvido.

Enorme engano: O processo de operação de uma empresa de supermercados contempla diversas etapas de operação, envolve centenas de fornecedores e milhares de produtos , envolve logística e muita mão de obra para fazer com que tudo chegue no ponto de “passar o código de barras no leitor”.  Vou listar alguns (não todos) os principais processos de negócios envolvidos na operação de um supermercado para reforçar o que digo :

Principais processos em um sistema para supermercados

Gestão do Mix de Mercadorias

• Definir quais ítens farão parte ou não da opção de compras dos seus clientes, seu correto cadastramento nos sistemas e definição das características mercadológicas do mesmo.

Gestão de Pricing / Precificação

• Definir que preço de venda será ofertado pelo item de maneira a suportar os custos diretos e indiretos da operação além de ser competitivo com os preços da concorrência estabelecida.

Gestão Fiscal

• A gestão fiscal consiste em definir os impostos (TODOS) envolvidos em sua operação. Segundo o site portal tributário , trabalhamos atualmente com mais de 90 impostos e taxas diretos e indiretos no Brasil.  Claro que nem todos são atribuíveis ao setor de supermercados, mas temos de ter o controle e considerar todos estes custos na precificação do produto.Além disso as alíquotas mudam com regularidade e também são diferenciadas de acordo ao fornecedor que lhe está faturando a mercadoria.

Gestão de Compras e Abastecimento

• A gestão de compras consiste em determinar quem será o fornecedor ou fornecedores que atenderão sua empresa para cada grupo de produtos, os custos dos produtos , a forma de entrega , os acordos promocionais , contratos de fornecimento e as condições comerciais. Tudo isso é essencial para a gestão de um supermercado.

Recebimento de Mercadorias

• Receber a mercadoria parece tarefa simples , mas efetuada de maneira displicente ou pouco controlada pode se tornar um dos grandes vilões da operação do supermercado. No recebimento da mercadoria devemos revisar todas as questões relativas à negociação efetuada com o fornecedor , a qualidade do produto recebido , validade do mesmo , questões tributárias e fiscais além, de garantir que as quantidades faturadas estejam de acordo com as quantidades recebidas (conferência física).

Armazenagem e Exposição

• Outra tarefa que parece simples porém que se feita sem critérios pode gerar perdas gigantescas na operação do supermercado. Aqui , devemos sempre ter o produto bem armazenado no depósito ( garantindo a qualidade ) , sempre abastecer as gôndolas com a mercadoria mais próxima do vencimento e além disso

Controle de Estoques e produção

• O Controle dos estoques em todos os momentos da operação ( desde o recebimento da mercadoria até a sua venda ) é função essencial para que se mantenha a rentabilidade da operação. Neste processo também são utilizadas as ferramentas de controle de produtos transformados dentro do sistema para supermercado. A gestão do Rendimento dos Cortes da Carne ( traseiros , dianteiros e seus diferentes cortes  ) , as Produções da Padaria e dos frios e rotisserie ( com as suas respectivas receitas ) e os kits de produtos para venda.

Fluxo de Caixa e Contabilidade

• A gestão do fluxo de caixa da companhia é outra característica muito importante para administrar no seu sistema para supermercados. A falta de capital para arcar com os compromissos assumidos em função do descontrole da operação poder ser fatal para a sua operação. Além disso acompanhar a Demonstração de resultados do exercício (DRE) é fundamental para entender a evolução das despesas e receitas e onde agir para tornar a operação mais lucrativa.

Vendas e Tesouraria

• O Controle das vendas , entendendo a lucratividade e a participação de cada grupo de produtos na operação da companhia são fundamentais para a gestão do negócio de supermercados. Além disso o controle e conferência dos diversos valores gerados nos caixas contra o efetivamente entregue à tesouraria pelos operadores é o fechamento do processo que a empresa precisa para garantir que não hajam fraudes neste processo.

O que avaliar para contratar um sistema para supermercados

1 – Durante o processo de busca de um sistema de supermercados para sua empresa , é imprescindível que sejam avaliadas todas as operações citadas, entendendo no detalhe como o sistema que está sendo avaliado trata cada uma das operações e quais as automações e controles que ele permite para cada passo do processo.

2 – O sistema deve permitir diferentes formas de operação para o mesmo processo de negócios de acordo ao formato, estrutura e disponibilidade de mão de obra se sua empresa porém mantendo o controle firme e preciso de cada operação.  Isso permitirá que sua empresa possa crescer e adotar novas técnicas e operações de negócios sem ter de buscar um novo sistema.

3 – O sistema deve possuir controles de acessos diferenciados para cada função desempenhada pelos seus colaboradores dentro do supermercado. Além disso deve gravar o histórico de todas as transações efetuadas , garantindo a rastreabilidade caso seja necessário identificar qualquer situação no sistema.

4 – O sistema para supermercados deve ser disponível para operar em modo multi-lojas e multi-empresas (permitindo que diversas unidades de negócios estejam concentradas em uma única instalação do sistema). Nunca se sabe quando será necessário abrir uma filial ou um novo negócio e neste momento seria um desastre ter mais de um sistema ou fazer uma troca de sistemas.

5 – Além disso a tecnologia aplicada deve ser web ( baseada em um sistema que possa ser utilizado a partir de um browser comum de internet ) como é o sistema dos bancos. Dessa maneira você não precisará “instalar” o sistema a cada novo computador que você comprar para a empresa. Em geral o sistema para supermercados baseado nesta tecnologia opera de duas maneiras. Em modelo SaaS ( em que o servidor está instalado num datacenter sob responsabilidade do fornecedor do software ) ou com o sistema central instalado num servidor em sua empresa sob sua responsabilidade.

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