O controle sobre o fluxo de caixa é essencial para ter um negócio bem-sucedido. Para isso é necessário saber como fazer fechamento de caixa e porque essa tarefa é tão relevante. É sobre isso que vamos falar neste artigo! Acompanhe.
Como fazer fechamento de caixa
O fechamento de caixa é, basicamente, a conferência de valores e operações realizadas em um período. Entretanto, por mais que pareça simples, podem surgir muitas dúvidas ao realizar essa tarefa. Por isso vamos explicar agora como fazer fechamento de caixa!
Passo 1: Abertura de caixa
O primeiro passo para fazer o fechamento de caixa é dar entrada do valor de reserva no caixa ao abrir a loja. O valor de reserva é aquela quantia que será usada para dar troco e pagar eventuais despesas. Este valor também é chamado de Fundo de Troco.
Passo 2: Entradas e saídas
Todas as operações de entrada e saída realizadas ao longo do dia devem ser registradas. É importante que cada operador de caixa registre cada operação e guarde os comprovantes para realizar o conferência durante o fechamento de caixa.
Quando realizar a sangria de caixa, ou seja, quando transferir quantias para o cofre, entregar malotes ou fizer depósitos, também registre esses valores. Assim como quando fizer reforço de caixa.
Uma boa dica é separar os comprovantes por tipos, dividindo entre vendas por cartão de débito e por cartão de crédito ou, ainda, por bandeira.
Passo 3: Fechamento de caixa
Durante o fechamento de caixa, você vai verificar todas as movimentações realizadas no período. Se fizer do dia, são todas as operações realizadas entre a abertura e o fechamento da loja. Se for relativo ao turno do operador de caixa, serão as entradas e saídas que aconteceram durante esse período.
Primeiro, faça a conferência dos comprovantes separando por tipo de movimentação (dinheiro, cheque, cartão de crédito, cartão de débito). Após realizar essa checagem, some todas as entradas registradas e subtraia a soma das saídas registradas. O resultado verificado aqui deve ser o mesmo ao qual você chegou ao verificar os comprovantes.
Fique atento às divergências! Essas diferenças são comuns e podem ter motivos diversos, como retorno de troco errado, operações não registradas ou fraudes.
Atenção a todos os caixas
A complexidade do fechamento de caixa aumenta quanto maior é o número de caixas e de operadores de caixa na loja. É importante que cada operador seja orientado a deixar o caixa zerado quando terminar seu turno. Isso diminui as chances de ocorrerem divergências no fechamento de caixa.
Controle do cofre
O sistema de frente de caixa (PDV) deve disponibilizar as informações das operações realizadas pelo operador. O ideal é que o sistema de Tesouraria de sua empresa possa fazer essas checagens de maneira automática, comparando os valores entregues pelos operadores com os valores apurados pelo sistema de PDV e apontando as eventuais divergências.
Ao final da operação de fechamento de caixa, cada forma de pagamento deve ter a sua destinação definida pelo Tesoureiro. O dinheiro deve ser destinado aos bancos ou ao Cofre da loja, os cartões às contas a receber e assim por diante.
Dessa maneira você também terá o controle sobre os seus recebíveis e o seu “caixa e bancos”, o que já nos vai levar a outro post especificamente sobre este assunto.
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