O controle sobre o fluxo de caixa é essencial para ter um negócio bem-sucedido. Para isso é necessário saber como fazer fechamento de caixa e porque essa tarefa é tão relevante. É sobre isso que vamos falar neste artigo! Acompanhe.
Como fazer fechamento de caixa
O fechamento de caixa é, basicamente, a conferência de valores e operações realizadas em um período. Entretanto, por mais que pareça simples, podem surgir muitas dúvidas ao realizar essa tarefa. Por isso vamos explicar agora como fazer fechamento de caixa!
Passo 1: Abertura de caixa
O primeiro passo para fazer o fechamento de caixa é dar entrada do valor de reserva no caixa ao abrir a loja. O valor de reserva é aquela quantia que será usada para dar troco e pagar eventuais despesas. Este valor também é chamado de Fundo de Troco.
Passo 2: Entradas e saídas
Todas as operações de entrada e saída realizadas ao longo do dia devem ser registradas. É importante que cada operador de caixa registre cada operação e guarde os comprovantes para realizar o conferência durante o fechamento de caixa.
Quando realizar a sangria de caixa, ou seja, quando transferir quantias para o cofre, entregar malotes ou fizer depósitos, também registre esses valores. Assim como quando fizer reforço de caixa.
Uma boa dica é separar os comprovantes por tipos, dividindo entre vendas por cartão de débito e por cartão de crédito ou, ainda, por bandeira.
Passo 3: Fechamento de caixa
Durante o fechamento de caixa, você vai verificar todas as movimentações realizadas no período. Se fizer do dia, são todas as operações realizadas entre a abertura e o fechamento da loja. Se for relativo ao turno do operador de caixa, serão as entradas e saídas que aconteceram durante esse período.
Primeiro, faça a conferência dos comprovantes separando por tipo de movimentação (dinheiro, cheque, cartão de crédito, cartão de débito). Após realizar essa checagem, some todas as entradas registradas e subtraia a soma das saídas registradas. O resultado verificado aqui deve ser o mesmo ao qual você chegou ao verificar os comprovantes.
Fique atento às divergências! Essas diferenças são comuns e podem ter motivos diversos, como retorno de troco errado, operações não registradas ou fraudes.
Atenção a todos os caixas
O fechamento de caixa é uma das atividades mais críticas em uma loja, e sua complexidade tende a aumentar à medida que o número de caixas e operadores também cresce.
Cada caixa representa um ponto de transação, e uma gestão inadequada pode levar a erros que impactam diretamente a saúde financeira da empresa. Portanto, é fundamental que cada operador de caixa siga protocolos claros ao final de seu turno.
Uma das melhores práticas é garantir que todos os operadores sejam devidamente orientados e treinados para deixar o caixa zerado antes de encerrar suas atividades.
Isso significa que, ao final do turno, eles devem realizar a contagem rigorosa de todos os valores recebidos e as transações realizadas, assegurando que o total coincida com o que está registrado no sistema.
Esse procedimento reduz significativamente as chances de divergências no fechamento de caixa, que podem resultar em prejuízos, perda de confiança da gerência e até mesmo questões legais.
Além disso, implementar um sistema de controle que registre cada operação em tempo real pode ser uma excelente forma de mitigar erros. Dessa maneira, os gerentes podem monitorar as atividades dos caixas ao longo do dia, garantindo que qualquer discrepância seja rapidamente identificada e corrigida.
Com a adoção de tais práticas, não apenas a precisão do fechamento de caixa é aprimorada, mas também a moral da equipe é elevada, pois os operadores se sentirão mais confiantes e respaldados por um sistema que valoriza o trabalho deles.
A eficácia do fechamento de caixa está intimamente ligada ao treinamento contínuo dos operadores e à manutenção de procedimentos claros, criando um ambiente de trabalho mais eficiente e produtivo.
Controle do cofre
O sistema de frente de caixa (PDV) deve disponibilizar as informações das operações realizadas pelo operador. O ideal é que o sistema de Tesouraria de sua empresa possa fazer essas checagens de maneira automática, comparando os valores entregues pelos operadores com os valores apurados pelo sistema de PDV e apontando as eventuais divergências.
Ao final da operação de fechamento de caixa, cada forma de pagamento deve ter a sua destinação definida pelo Tesoureiro. O dinheiro deve ser destinado aos bancos ou ao Cofre da loja, os cartões às contas a receber e assim por diante.
Dessa maneira você também terá o controle sobre os seus recebíveis e o seu “caixa e bancos”, o que já nos vai levar a outro post especificamente sobre este assunto.
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