O inimigo do controle de estoque



A notícia abaixo foi publicada no portal Gouvêa de Souza e trata de um assunto de grande
interesse, o controle de estoque.

Conforme as redes de lojas foram crescendo, tornou-se necessária a adoção de sistemas de reposição automáticos que garantissem a geração de pedidos de abastecimento para os centros de distribuição ou para fornecedores, sem
depender da interferência humana, pelo menos como atividade de rotina.

Os sistemas manuais, obviamente, tinham muitas desvantagens, pois dependiam de pessoas experientes com conhecimento empírico sobre o comportamento das vendas de uma determinada categoria de produtos. Esse “expert” em abastecimento percorria a loja e os depósitos com uma planilha pré-formatada em mãos, fazendo uma avaliação dos estoques e decidindo pela quantidade a ser reposta.

Como apoio “tecnológico” contava, no máximo, com uma listagem com a
descrição e código dos produtos e uma coluna em branco em que indicava a
quantidade a ser pedida. As redes mais “evoluídas” geravam listas novas a
cada semana somente com os itens ativos, facilitando o trabalho. Mas, não
raro, a listagem permanecia inalterada por semanas, sendo tarefa do operador
saber, “de cabeça”, os produtos que já não mais pertenciam à linha da loja
para não serem repostos. Essa listagem, preenchida, seguia para o setor de
digitação e alimentava um sistema de geração de pedidos. Um processo rudimentar.

“Chega de processos arcaicos! Meus problemas acabaram! De agora em diante
minha empresa conta com um moderno Sistema de Reposição Automática. Com
isso, garanto a reposição das vendas sem depender de pessoas…”, teria dito
um empresário. Ledo engano: seus problemas estavam apenas começando…

Outro tipo de problema, é verdade. Pelo menos de nome mais sofisticado: o
ESTOQUE VIRTUAL. Aquele que deveria estar lá, mas que, por alguma razão (e
existem várias), simplesmente não existe de fato. A prateleira está vazia.

A conseqüência já sabemos qual é: perda de vendas e insatisfação de
clientes. Para se ter uma ideia da gravidade do problema, dependendo da
qualidade da gestão de estoques de uma empresa ou da loja esse número pode
chegar a absurdos 20%!

Obviamente, os sistemas automáticos reúnem grandes vantagens sobre sistemas
manuais, mas não são mágicos! Sistemas assumem informações disponíveis na
base de dados e não sabem quando elas estão erradas. Os problemas mudam de
natureza, pois os processos automáticos também exigem muita atenção a
fatores críticos, como a QUALIDADE DA INFORMAÇÃO DOS ESTOQUES. Isso sem
falarmos em cadastro, parametrizações, promoções, sazonalidade, etc.

Elementar, não? Totalmente. Mas por que, então, grandes grupos empresariais
convivem diariamente com graves problemas de disponibilidade REAL de
produtos nas prateleiras? Tão somente pela incapacidade de resolver um
problema básico: as informações de estoque nos sistemas precisam estar
corretas.

O fato do problema ser básico não significa que seja de fácil solução, pois
há vários fatores “conspirando” o tempo todo contra a qualidade da
informação de estoque. Fatores que precisam ser dominados, como quebras,
avarias e consumo interno não lançados no sistema; bem como furtos, erros de
registro no check out e o recebimento em quantidades ou códigos errados, que
distorcem a dimensão do estoque real.

A solução, obviamente, passa por atacar as causas acima, mas também pela
contagem e aferição permanente, checando se as informações de estoque nos
sistemas correspondem à realidade, ou seja, garantindo que o estoque seja
REAL e não VIRTUAL.

Não sendo possível eliminar todas as causas, certamente o inventário
freqüente (rotativo) torna-se o procedimento mais recomendado como solução
alternativa. Entretanto, por ser um processo dispendioso e com um bom grau
de dificuldade em lojas abertas sete dias por semana, é possível adotar uma
prática mais simples e de alta eficácia.

Essa prática consiste em identificar produtos que, mesmo com a informação de
presença de estoque no sistema, não tenham vendas registradas por um ou
vários dias. Dessa forma, concentram-se recursos e aumenta-se a eficiência
indo diretamente ao foco do problema, fazendo uma contagem direcionada e
corrigindo imediatamente a informação no sistema. Ao “zerar” a posição de
estoque virtual no sistema, finalmente teremos um pedido de reposição!

Para auxiliar nessa batalha contra os estoques virtuais, existem ferramentas
tecnológicas muito simples, de alta praticidade e que já vêm sendo
largamente utilizadas por grandes redes de varejo, em colaboração com as
indústrias, intermediadas por prestadores de serviços de integração de
dados. Esse serviço consiste na captura de informações diárias dos pontos de
venda, tais como cadastro ativo, vendas, estoques, pedidos em aberto, datas
de entrada, histórico de compras e embalagem de reposição, que formam uma
base de dados rica para melhorar a gestão da cadeia de abastecimento. E o
melhor produto gerado por esse serviço, mas nem sempre bem utilizado pelo
varejo e indústria, é justamente a indicação clara, e quase inequívoca, das
vendas perdidas por possível ESTOQUE VIRTUAL.

Também como forma de facilitar e auxiliar nos trabalhos de contagem de
estoques em loja, seja de forma rotativa ou direcionada aos itens
pré-identificados, existem coletores de dados com leitura ótica que, com
grande mobilidade, garantem um trabalho rápido e de qualidade. Dependendo do
software associado a essa solução, pode-se inclusive direcionar operadores
em loja e/ou promotores, por intermédio de aparelhos celulares, para que
tomem ações mandatórias e com diferentes graus de prioridade, minimizando
rapidamente os efeitos negativos do desabastecimento da área de vendas.

O fato é que aquele senhor experiente que, diariamente, percorria os
corredores e os depósitos, embora não tivesse a menor condição de fazer
cálculos complicados sobre a real necessidade de produtos para as vendas
futuras, estava verificando os estoques. No mínimo, o sistema manual deixava
claro que, se a prateleira estivesse vazia, seria preciso comprar produtos
para continuar vendendo. Coisa que nem sempre ocorre nas melhores casas do
ramo…

O Sistema de Gestão Titan, pode auxiliar as empresas de comércio na solução
destes problemas, é uma ferramenta pronta para fazer a gestão de Comercial e
de estoques de maneira integrada e centralizada. O Sistema Conta ainda com o
módulo de inventários e auditoria baseado em coletores de dados para tornar
ainda mais ágil e seguro todo esse complexo processo de gestão.

Fonte: Tulio Bolzoni (tulio.bolzoni@gsmd.com.br), sócio-diretor da GS&MD –
Gouvêa de Souza

Photo by: Lamentables

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