Este texto foi retirado de uma publicação americana especializada em gestão e prevenção de fraudes, o momento econômico vivido pelos EUA não condiz com o brasileiro, porém as dicas parecem ser feitas para o nosso segmento. Segue:

“Os Tempos de dificuldades econômicas são sempre acompanhados por um aumento nas queixas de fraudes de funcionários. Enquanto a maioria deles são honestos e confiáveis, quando são ??sobrecarregados por estresse financeiro, podem ser tentados a roubar de seus empregadores – a pressão econômica a que estão submetidos lhes permite racionalizar o ato criminoso e minimizar o risco de ser pego. Ao mesmo tempo, por estar em uma fase financeira difícil, os empregadores tendem a ser mais rígidos e ter medidas de cortes de custos, colocando tudo “na ponta do lápis”. É quando percebem que a soma não bate.

Desfalques e cheques forjados, assim como contas bancárias fraudulentas, relatórios de despesas adulterados e notas fiscais de fornecedores frias: Estas são as principais queixas dos empresários, e todos os tamanhos de empresas sofrem com isso: Desde pequenas até as grandes, sendo as primeiras tão vulneráveis à estes atos que podem chegar até a fechar as portas para sempre.

Apesar dessa ameaça, empresas de pequeno e médio portes, ao enfrentar um ambiente de negócios desafiador, muitas vezes são pressionados a cortar despesas. Recursos que já foram investidos em medidas de segurança ou em apólices de seguro para ressarcir os riscos de fraudes de trabalhadores são gastos em outros lugares ou simplesmente cortados.

No entanto, é neste momento que as empresas devem trabalhar ainda mais estreitamente com as seguradoras e transferir à elas o risco de fraudes de funcionários ao invés de encarar isto como uma despesa desnecessária. Corretores e seguradoras podem oferecer conselhos preciosos sobre como reduzir as ameaças de fraude, identificar as perdas iniciais e limitá-las, quando elas já ocorreram. Nesta fase nebulosa, eles poderão lhe ajudar – juntamente com especialistas – a manter as portas da empresa abertas.

A crescente ameaça

Várias pessoas, atualmente lêem artigos de empresas nos jornais que sofreram perdas financeiras inesperadas em virtude da conduta criminosa de um empregado de confiança. Os três exemplos a seguir vêm do blog www.fraudtalk.com. Recentemente, em um único dia, dez artigos de notícias sobre fraudes de funcionários foram relatados em todo o país. Aqui estão os três com o maior expressividade:

A prisão de uma mulher na Califórnia, por supostamente desviar mais de 785 mil dólares de uma empresa de construção civil, onde ela tinha trabalhado como contadora;

A condenação de um homem de Wisconsin a seis meses de prisão por desviar mais de 140 mil dólares de uma igreja, onde ele havia servido como seu tesoureiro;

A acusação de uma mulher no Alasca por desviar quase 500 mil da Comissão Baleeira do Alasca, onde ela era uma diretora executiva.

Todos estes crimes partem de algo em comum – os funcionários encarregados de tarefas de confiança usaram sua credibilidade para cometer crimes contra os seus empregadores, na crença de que nunca seriam pegos, e os empregadores que não tinham controles de processo para inibir a fraude.

Prevenção de fraude

As fraudes geralmente atingem com maior impacto nas empresas de pequeno porte, porque nelas muitas vezes há um elevado nível de proximidade entre gerência e os funcionários, o que eleva a confiança dos pretensos agressores, porque este não acreditam que alguém algum dia irá suspeitar de suas fraudes. Familiaridade gera um nível de complacência que resulta em uma maior susceptibilidade à fraude.

Os tópicos a seguir descrevem algumas das práticas que as empresas podem utilizar para minimizar as exposições fraude:

1. Dividir funções de trabalho para que funcionários diferentes façam reconciliações de contas bancárias, escrita de cheques e depósitos.

2. Se atentar às férias da equipe financeira: Geralmente um empregado que comete fraudes renunciará períodos fora do escritório para que o ocorrido não seja descoberto em sua ausência.

3. Regularmente examinar a veracidade da lista de fornecedores, e procurar as transações dos últimos três anos de fornecedores existentes e novos.

4. Fazer verificações a fundo de candidatos e funcionários que ocupam posições sensíveis na empresa, principalmente no departamento financeiro.

5. Realização de auditorias regulares de protocolos e processos, antes mesmo de uma suspeita de fraude.

6. Trabalhar com companhias seguradoras para minimizar os riscos de fraudes.

Estas medidas anti-fraudes também funcionam no combate de outros atos criminosos de empregados. Por exemplo, empresas e organizações sem fins lucrativos muitas vezes não verificam as contribuições que são depositadas e estão menos acostumadas a verificar a procedência dos funcionários que irão ocupar os cargos na organização. Só depois que um crime foi cometido que eles percebem que o empregado tinha se aplicado para o cargo sob uma identidade falsa ou tinha um histórico criminal de falsificação de cheques.

Empresas de médio porte também tendem a ter controles de processos mais fracos ou limitados do que as grandes empresas, dadas as despesas e o impacto sobre a produtividade. Por exemplo, não é possível segregar funções de uma equipe reduzida. As vezes, uma única pessoa pode controlar todo o processo, tais como contas a pagar e a receber, e apenas a assinatura de uma pessoa pode ser necessárias nos cheques da empresa.

As empresas menores também são mais propensas a ter problemas pelas fracas verificações e balanços. Responsabilidades relatórios estão confinados a uma pessoa, talvez até a cadeia de comando, e ninguém mais é delegada a tarefa de rever e avaliar a autenticidade de transações financeiras.

Como Acontece

Felizmente, existem processos comprovados para diminuir o risco de fraude, reduzindo a oportunidade de cometê-lo. O primeiro passo é tomar consciência de algumas das áreas mais propensas a riscos de fraudes.

Cheques forjados: Em vez de depositar o cheque de um cliente na conta bancária da empresa, o cheque é falsificado com o nome do contador e, então, é depositado em sua conta.
Fornecedores fictícios: Funcionários podem criar um fornecedor que fornece uma fatura falsa para a empresa. O empregado, então, envia um cheque para a empresa fictícia ou deposita os fundos na conta do fornecedor falso do banco.

Faturas forjadas: Fornecedores legítimos também podem ser um veículo para que o empregado altere o valor da fatura para que elas sejam superiores ao valor real, possibilitando acrescer a diferença para o funcionário.

Criar um funcionário fantasma: Isto geralmante é cometido por um funcionário do departamento pessoal que faz o pagamento do salário semanalmente através de cheque, que será depositado em uma conta controlada por ele próprio.

Fraudes em relatórios de despesas: Um funcionário cria despesas fictícias que parecem ser legítimas. O problema é o relatório é carimbado por um superior, que uma aparência superficial de realidade. Cartões de crédito da empresa são um exemplo comparável, usada para despesas pessoais e não de negócios.

Outros crimes de colarinho branco são menos sofisticados, mas igualmente caros, variando de saques de caixas registradoras a roubo de equipamentos caros, como computadores portáteis, mobiliários ou roupas, que são vendidas no mercado negro. Mesmo furtos nos suprimentos da empresa podem aumentar em tempos de maior prosperidade econômica.

Reduzir os riscos da companhia passar por estas situações requer uma combinação de mudanças processuais internas regulares, auditorias por encomenda, políticas claras que proíbem atividades fraudulentas e penalidades severas para os empregados em flagrante, incluindo a rescisão de trabalho e demissão por justa causa.

Obter Ajuda

Trabalhar com profissionais de seguros pode ser particularmente útil para as pequenas empresas, dadas as restrições de capital e recursos humanos. Corretores especializados e operadoras são parceiros valiosos na luta contra o crime. Eles vão fazer as perguntas certas e prescrever medidas preventivas para ajudar as empresas a reduzir a fraude. Outra grande estratégia é possuir sistemas informatizados que possibilitem controlar informações de grande valia para a saúde financeira da empresa.

Estas empresas poderão ajudar estas organizações a fazer apólices de seguro que são adequadas para estes perfis de risco, com termos, condições e limites financeiros que estão na realidade da mesma. Nestes tempos de dificuldade econômica, a prudência é fundamental. Felizmente, a maioria dos funcionários são honestos e confiáveis. É para seu bem-estar que os empregadores devem manter-se vigilantes e seguros”.

Schwartz é vice-presidente, a responsabilidade da gestão / fidelidade, a Liberty International Underwriters em Nova York.

A ferramenta TITAN está totalmente preparada para auxiliá-lo a controlar todas as informações inerentes à saúde financeira da empresa, bem como identificar pontos que podem ocorrer possibilidades de fraudes por partes de funcionários e fornecedores.

Como regra geral , todos os processos dentro do sistema TITAN tem AO MENOS dois passos que devem ser executados por pessoas diferentes, gerando o que chamamos de “contra-poder”. Ou seja , cada responsabilidade delegada a um profissional de sua equipe depende de um outro profissional (Ou você mesmo) para dar sequencia ao processo.

Por exemplo : No lançamento de uma nota fiscal, o sistema permite que uma pessoa gere o pedido de compras , uma segunda execute o lançamento fiscal, uma terceira lance as quantidades efetivamente recebidas/contadas na entrada da mercadoria e, em caso de divergência em qualquer das informações (fiscais , do pedido ou das quantidades recebidas) somente um supervisor (ou quem seja definido) pode finalizar o processo.

Photo by: Educafropcaldas

Fonte: Instance Journal