O estoque representa uma das parcelas mais importantes do patrimônio dos comércios varejistas, especialmente quando falamos sobre açougues. Em vista disso, garantir que a gestão de estoque está sendo feita de forma eficiente pode evitar uma série de problemas, como perdas, fraudes e o chamado efeito chicote. Assim, para que isso seja possível, a auditoria é essencial.
Continue lendo e entenda como funciona a auditoria de estoque e como ela pode aumentar a eficiência da gestão e, consequentemente, a rentabilidade do seu açougue.
Por que a auditoria de estoque é importante para o seu negócio?
Sabemos que os produtos percorrem um grande caminho dentro das lojas, que vai desde o recebimento, passando pelo cadastramento no sistema de gestão comercial, pelas movimentações entre o estoque e as gôndolas da loja, até poderem, finalmente, ser vendidos ao consumidor final.
Tal processo expõe os produtos a diversos imprevistos, como quebras por vencimento, erros de manuseio, acidentes, fraudes, furtos internos ou externos, e assim por diante. Ou seja, esses processos, se não forem executados de forma eficiente, podem trazer prejuízos e podem, inclusive, inviabilizar o funcionamento do negócio.
Além disso, erros de gestão – como a compra de quantidades desnecessárias de mercadorias – também podem acarretar em desperdícios e provocar o chamado efeito chicote.
Esse efeito acontece quando os pedidos de compras de determinados produtos não acompanham as vendas desses mesmos produtos. Ou seja, quando existe um excesso de produtos para baixa demanda, e a falta de produtos para alta demanda. Ninguém quer que isso aconteça, certo?
Nesse sentido, a auditoria surge como uma ferramenta de análise e inspeção que, além de auxiliar para que os processos relacionados ao estoque sejam feitos da melhor maneira possível, também atua de forma a identificar falhas e evitar possíveis problemas futuros. Ela traz benefícios como:
- Identificação de erros na execução de processos, como nos procedimentos de inventários;
- Redução de desperdícios e do efeito chicote, uma vez que auxilia os gestores a conhecerem as demandas por produtos;
- Maior prevenção de perdas, fraudes e rupturas de mercadorias;
- Correção de discrepâncias nas informações registradas no sistema de automação comercial;
- Maior eficiência no cumprimento das obrigações fiscais.
Como funciona esse processo de auditoria?
O processo de auditoria, na gestão de estoque, é dividido em várias etapas, que variam conforme as necessidades do negócio. Assim, alguns dos principais procedimentos são:
- A inspeção de documentos como os de entrada e saída, que vão desde o pedido de compra para os fornecedores, passando pelo cadastro no sistema, pelas notas fiscais, até os registros de vendas e dos pagamentos no caixa;
- O acompanhamento do inventário físico, em que o auditor supervisiona a contagem feita pelos colaboradores. Dessa forma, é possível notar como a execução de inventários é uma importante ferramenta para esse processo. Quer saber mais sobre o assunto? Clique aqui e confira o nosso artigo completo sobre inventários rotativos;
- O registro de perdas e o cálculo dos custos dos produtos, incluindo a conferência das obrigações tributárias, como o SPED Fiscal – de modo a evitar punições por parte dos órgãos governamentais –, e também a identificação de produtos parados no estoque.
Assim, o auditor se encarrega da conferência dessas documentações, e da comparação entre o estoque físico e o estoque declarado no sistema, identificando os problemas e ajudando os gestores a encontrar alternativas para resolvê-los.
Como melhorar a auditoria de estoque do seu açougue?
Como vimos, o processo de auditoria de estoque consiste na análise de documentos, procedimentos e informações, para a identificação e a prevenção de possíveis falhas.
Nesse sentido, para fazer essa auditoria em açougues, onde os itens passam por processos de transformação – como a desossa, por exemplo –, é preciso contar com procedimentos específicos e detalhados, uma vez que esses itens estão expostos a um risco maior de fraudes e perdas.
Confira abaixo algumas dicas que reunimos para facilitar a auditoria de estoque do seu açougue!
Faça o cadastramento e o acompanhamento das peças de forma eficiente
O lançamento dos itens, ao passarem pela desossa e divisão das peças, é chamado de rendimento de açougue. Esse procedimento garante que cada parte da carcaça seja registrada de acordo com os tipos de peças específicas, como Picanha, Alcatra ou Coxão mole, por exemplo, garantindo o controle mais eficiente sobre elas.
Assim, quando for efetuada a compra de uma peça, a baixa no estoque será feita naquele determinado tipo de carne.
Porém, apenas o lançamento feito de forma correta não garante que erros ou fraudes não serão cometidos. Por isso, execute inventários rotativos semanais, para assegurar que as quantidades registradas no sistema correspondem àquelas existentes na loja.
Assim, em caso de discrepância, o auditor terá uma disponibilidade maior de informações para, junto aos gestores, investigar as causas e propor ações estratégicas.
Tenha um sistema de gestão de estoque especializado
Depois de tudo o que vimos aqui, podemos concluir que um processo de auditoria de estoque precisa de uma grande quantidade de informações, não é mesmo?
Nesse sentido, ter todas as movimentações de produtos registradas, inclusive perdas e baixas no sistema, faz com que a auditoria se baseie em informações mais confiáveis, facilitando o processo – e um sistema de gestão de estoque garante isso.
Também conhecido como sistema ERP ou programa de automação comercial, esse software integra todos os setores da loja, automatiza diversos processos e centraliza as informações em um único lugar. Dessa maneira, as informações podem ser rapidamente acessadas pelo auditor.
Outro ponto importante é que, com um sistema para loja, as estratégias de compras também podem ser montadas, uma vez que ele, ao cruzar as informações, através do módulo de BI (Business Intelligence ou Inteligência de Negócios), registra os produtos mais vendidos, indicando as necessidades de compra. Assim, o efeito chicote pode ser evitado, relacionando os pedidos de compras com a quantidade de vendas.
Saiba como o sistema ERP Titan Retail pode facilitar a auditoria de estoque do seu açougue
O sistema ERP Titan Retail pode ser um grande aliado no processo de auditoria. Por meio dele, é possível efetuar o cadastramento detalhado dos produtos e ter um controle completo sobre o estoque, através do módulo de Gestão de Mercadorias.
Além disso, ele também disponibiliza o lançamento do rendimento de açougue, possibilitando o acompanhamento mais eficiente de cada peça. E facilita também na execução de diversos tipos de inventário, promovendo, ainda, diversos outros benefícios, tais como:
- Lançamentos de quebras apuradas e controle de motivo de quebras;
- Controle efetivo de Quebra x Vendas por produto;
- Lançamentos de uso-consumo e apuração por setor.
Ou seja, com todas essas facilidades, o processo de auditoria pode ser muito mais otimizado, auxiliando na identificação das causas dos problemas, evitando custos e desperdícios, e aumentando, assim, a rentabilidade do seu açougue.
Quer entender melhor o efeito chicote e conhecer mais dicas incríveis? Baixe o nosso guia completo sobre Como auditar compras e estoque para não perder dinheiro!
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