Controlar o estoque, de maneira eficiente, é um dos maiores desafios do comércio. Isso porque, com a grande movimentação de produtos, é difícil acompanhar quantos estão chegando, sendo vendidos, próximos do vencimento ou, ainda, sendo furtados. Desse modo, o inventário rotativo é uma das melhores alternativas para fazer esse controle, diminuindo custos e aumentando a produtividade do seu negócio.

Confira, neste artigo, porque você deve realizar um inventário rotativo e quais são as melhores práticas do mercado.

O que é e por que fazer um inventário rotativo para o seu estoque

Fazer o gerenciamento de estoque pode provocar algumas dores de cabeça, não é mesmo? Afinal, diversos acontecimentos são capazes de causar erros ou inconsistências, representando prejuízos para o negócio.

Bons exemplos de acontecimentos desse tipo são:

• Cadastramento errado de produtos;

• Furto de mercadorias;

• Perdas e quebras;

• Situações imprevistas como acidentes.

Esses riscos se intensificam ainda mais quando tratamos de comércios de médio e grande porte, que lidam com um grande volume de mercadorias.

Além disso, considerando que a compra de produtos é um investimento, e tem custos – dos quais se espera obter o retorno com as vendas –, ninguém vai querer sair no prejuízo por não acompanhar o estoque, certo?

Portanto, para evitar ou diminuir os impactos de tais situações, o inventário rotativo se apresentou como uma opção bastante eficiente.

O inventário rotativo, nesse sentido, é uma contagem de produtos que acontece repetidas vezes. Esses produtos são divididos por categorias específicas. Ou seja, é escolher uma frequência para efetuar a contagem de um determinado grupo de produtos, de modo a ter total conhecimento do que está acontecendo no estoque.

Isso pode parecer simples, mas é necessário que se tenha alguns cuidados para que o inventário seja feito de forma correta.

A diferença entre inventário geral e inventário rotativo

Para fazer o inventário do seu estoque, é preciso que você entenda a diferença entre um inventário geral e um rotativo, escolhendo de acordo com as possibilidades do seu negócio.

Nessa sequência, o primeiro funciona como um grande evento na loja. Isso porque, por se tratar de um inventário geral, todos os produtos são contatos de uma única vez.

Além disso, pela quantidade gigantesca de produtos, é necessário um grande planejamento – com treinamento e comunicação entre as equipes – e um grande número de pessoas. A depender do caso, existe a possibilidade de contratar empresas especializadas nisso, mas, de todo modo, esse tipo de inventário apresenta custos extras.

Já o inventário rotativo, como vimos, é a contagem por grupos de produtos, o que necessita de uma quantidade menor de pessoas, e é efetuado de acordo com um cronograma definido, podendo ser diário, semanal, mensal ou até anual.

Dessa forma, é possível encaixar o inventário rotativo na própria rotina dos funcionários, apresentando custos menores.     

Principais vantagens do inventário rotativo

Além do custo reduzido de execução, o inventário rotativo ainda apresenta outras vantagens, como:

• Melhoria no atendimento ao cliente, uma vez que os produtos procurados serão encontrados no estoque, evitando rupturas e situações decepcionantes para os clientes;

• Permite identificar quebras e furtos com mais agilidade, a tempo de que ações estratégicas sejam adotadas e os efeitos sejam reduzidos;

• Ajuda o negócio a se manter em dia com as obrigações fiscais, uma vez que diminuirá a diferença entre o estoque declarado e o estoque real da loja.

Desse modo, gastos desnecessários, desvios e desperdícios são reduzidos, e esse dinheiro pode ser convertido em novos investimentos, que contribuirão para a competitividade e a rentabilidade do negócio. Parece vantajoso, não é mesmo?

As melhores práticas do mercado para executar essa contagem

Reunimos algumas dicas, de acordo com as melhores práticas do mercado, para te ajudar a executar um inventário rotativo de forma eficiente. Confira!

Faça um planejamento detalhado

Deixar tudo preparado é essencial para que o inventário seja feito da melhor forma possível. Para isso, é necessário que você conheça o seu negócio e os seus produtos. 

Com base nas características da sua loja (como tamanho, tipos e quantidade de produtos), determine o cronograma de contagem, organize as ferramentas que serão necessárias e defina as equipes e os horários em que os inventários serão feitos.

Treine os colaboradores para agirem de forma correta, e, além disso, escolha os horários de menor movimento ou quando a loja estiver fora de funcionamento, para facilitar a contagem.

Separe os produtos em grupos ou categorias

Após o planejamento, o próximo passo é organizar os produtos em grupos ou categorias. Isso pode ser feito de forma sequencial, isto é, os grupos são contados a mesma quantidade de vezes, ou através da chamada curva de vendas (também conhecida como curva ABC) .

A curva ABC agrupa os produtos com base na frequência de vendas. Assim, são divididos da seguinte maneira:

• Grupo A: produtos mais vendidos passam a ser os principais produtos da loja;

• Grupo B: produtos vendidos de forma mediana, mas que não podem faltar na loja;

• Grupo C: produtos menos vendidos, que podem ser contados com mais calma.

Esses grupos podem ser identificados através de um sistema de gestão comercial, que, além de apresentar esses grupos, ainda pode trazer diversos outros relatórios detalhados para auxiliar no gerenciamento do seu negócio. Confira mais no nosso artigo sobre o Programa de automação comercial em nuvem.

Outra dica importante: determine uma frequência maior para os produtos perecíveis. Por exemplo, em hortifrútis, recomenda-se que a contagem seja feita diariamente – o que pode ser feito antes ou depois do expediente. Já para o setor de açougue, é recomendável que seja feita uma contagem semanal.

Após algumas contagens rotativas é possível se identificar quais são os itens com maiores percentuais de quebras na contagem.   A partir dessa identificação também é possível determinar um cronograma de inventário rotativo baseado no ABC de quebras e perdas aumentando a sua frequência de contagem até se identificar o motivo das divergências.

Não se esqueça de contar nada

Também é importante considerar que, pela quantidade de produtos, é muito fácil se perder na conta. Por isso, coloque marcações nos produtos que já foram contados, ou organize-os separadamente dos demais.

Não se esqueça, também, de conferir se todos os produtos dos grupos entraram na contagem, mesmo aqueles que estão espalhados pela loja.

Com um sistema para loja de qualidade, você ainda pode utilizar o rendimento de açougue para acompanhar as perdas que acontecem desde o momento da divisão até a venda das peças.

Além disso, um sistema também pode te auxiliar a controlar a quantidade de matéria-prima gasta na produção de produtos, como na padaria, dando baixa no material utilizado e fazendo o lançamento dos produtos finais.

Por fim, é possível alterar o cronograma, priorizando os grupos com maiores quebras, para identificar as causas e, assim, corrigi-las.

Tenha um sistema de gestão comercial eficiente que te ajude a efetuar o seu inventário rotativo

Como vimos, a execução de inventários envolve muitas informações e organização. Portanto, para que tudo isso seja feito de forma eficiente, um sistema de automação comercial – ou software ERP – é indispensável.

Nesse sentido, o software ERP Titan Retail traz uma série de vantagens para otimizar todo o processo, como:

• A possibilidade de diversos formatos de inventário, a partir da utilização de coletores de dados;

• Utilização de receitas para os produtos de produção;

• Utilização de rendimento para o controle de cortes de açougue;

• Inventários rotativos baseados nos volumes de quebras;

• Lançamentos de quebras apuradas e controle de motivo de quebras;

• Controle efetivo de Quebra x Vendas por produto;

• Lançamentos de uso-consumo e apuração por setor;

• Geração e controle de trocas e devoluções com fornecedores e clientes.

Além de tudo isso, o Titan Retail pode trazer diversas vantagens para a melhoria do gerenciamento do seu negócio como um todo.

Quer saber mais sobre como o Titan Retail pode te ajudar a controlar o seu estoque? Acesse nosso site ou entre em contato conosco!