Infelizmente, as fraudes são uma realidade no comércio. Afinal, é difícil para os gestores acompanharem todo o processo que vai desde o recebimento dos produtos, passando pelo estoque, movimentações internas, vendas, até as possíveis perdas e quebras desses mesmos produtos. Porém, com um software de controle de estoque, esse acompanhamento pode ser feito de forma muito mais completa e eficiente.

Entenda, neste artigo, como evitar fraudes com um software de controle de estoque para varejo.

Por que um software de controle de estoque é essencial para evitar fraudes?

Como já dissemos, os riscos de fraudes no varejo – desde a aquisição dos produtos até a exposição e a venda –, realmente existem.

Os produtos são entregues pelos fornecedores, passando pelo recebimento e cadastramento, pelo estoque e pela movimentação na loja, para, depois de tudo isso, poderem ser vendidos. Então, durante esse extenso trajeto, que envolve a atuação de um grande número de pessoas, eles ficam sujeitos a perdas e quebras, incluindo as fraudes.

Para ilustrar isso, uma pesquisa realizada pela empresa americana Kroll, em sua edição de 2015 – 2016 apontava que 75% das empresas foram vítimas de algum tipo de fraude, e que na grande maioria desses casos (81%), pelo menos um colaborador estava envolvido.

Já em outra pesquisa, realizada pela ABRAS (Associação Brasileira de Supermercados), na edição de 2020, voltada para o setor de supermercadistas, aponta que os furtos, externos (17%) e internos (7%), são a segunda maior causa de perdas no setor, ficando atrás apenas das quebras operacionais, que representam 39% do total.

Esses números demonstram o desafio que é evitar que fraudes aconteçam. Porém, um software de controle de estoque traz uma série de vantagens, que possibilitam o acompanhamento mais eficiente das suas mercadorias. Através dele, você pode automatizar e integrar os processos, centralizar todas as informações e controlar o seu negócio em tempo real. Confira!

O que é um software de controle de estoque?

Também conhecido como programa de automação comercial ou sistema ERP (que vem do inglês Enterprise Resource Planning e é traduzido como Planejamento dos Recursos da Empresa), é – como já vimos – um software desenvolvido para automatizar os processos e integrar os diferentes setores, ao centralizar e armazenar as informações, de modo a otimizar o gerenciamento de um negócio.

Nesse sentido, ou ele pode ser local, ou situado na nuvem, isto é, na internet, fazendo com que seja possível acessá-lo de qualquer lugar, apenas por meio de um usuário e uma senha, e de forma extremamente segura. Clique aqui para entender mais sobre as diferenças entre esses dois formatos.

Além disso, esses programas possuem módulos específicos para cada setor, como o setor financeiro, de contabilidade, estoque, entre outros. E ainda podem ser desenvolvidos de forma a atender às demandas específicas de cada setor. Tais como:

• Sistema para Supermercado;
• Sistema para Farmácias;
• Software para Autopeças;
• Software para Padaria;
• Sistema para Centro Automotivo;
• Sistema para Livraria;
• Software para Bazar.

Portanto, cada setor e cada segmento pode ter um sistema que seja voltado para as suas necessidades específicas, de modo a evitar perdas e quebras, e aumentar, assim, a rentabilidade. Isso é ótimo, não é mesmo?

O mesmo pode ser dito quando o assunto é evitar fraudes no estoque, como veremos a seguir, uma vez que esses programas disponibilizam uma série de ferramentas para um controle mais efetivo e cuidadoso das suas mercadorias.

Quer conhecer mais detalhes e saber como um programa de gestão comercial pode ser vantajoso para o seu negócio? Confira o nosso artigo sobre Tudo o que você precisa saber sobre um programa de automação comercial em nuvem.
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Como evitar fraudes com um software de controle de estoque?

Como já apontamos aqui, um software de controle de estoque pode aumentar a eficiência dos processos e fazer com que diversas perdas, quebras e fraudes, sejam evitadas.

Nesse sentido, em vista dos vários processos que envolvem as mercadorias, um sistema de controle de estoque também pode ajudar a evitar fraudes de diversas maneiras, das quais iremos destacar:

O estabelecimento de graus de acesso ao sistema;

A execução de inventários rotativos;

O auxílio na auditoria interna.

Evitar fraudes estabelecendo graus diferentes de acesso ao sistema

Uma das medidas de segurança mais fundamentais de um sistema para loja é, justamente, estabelecer diversos graus de acesso aos colaboradores. Isso acontece porque, tendo em vista que é necessário apenas um usuário e uma senha para ter acesso ao sistema, cada colaborador deve ter contato apenas com as informações necessárias para suas funções.

Dessa forma, o risco de vazamento de informações, para o uso de possíveis fraudes, diminui – além de dificultar a manipulação de dados, como entradas e saídas, para encobrir determinadas ações.

Execução de inventários rotativos para um controle de estoque mais eficiente

O inventário rotativo é a contagem de um grupo de produtos diversas vezes. Ou seja, ao contar a quantidade de produtos que realmente existem no estoque, você pode comparar a diferença entre a quantidade que estava registrada no sistema.

Parece simples, certo? Mas um inventário é fundamental para identificar perdas, quebras e produtos que estão desaparecendo – em decorrência dos furtos –, e pode ajudar a, inclusive, evitar essas fraudes.

Por exemplo, uma determinada revista é furtada de um estoque, e então, para acompanhar essa atividade, com o auxílio de um software para livraria, o inventário de revistas passa a ser feito com mais frequência. A pessoa responsável pelos furtos, caso seja um colaborador, vai reduzir sua atividade com medo de ser identificado.

Outra forma de diminuir a ocorrência de fraudes é através do rendimento de açougue. Assim, com um auxílio de um software para supermercado, por exemplo, é possível registrar as perdas que acontecem no momento da divisão das peças, precificando as quantidades e acompanhando essas peças até a efetivação da venda. Isso impede que os valores e as quantidades sejam trocados.

Clique aqui e saiba como realizar um inventário rotativo de acordo com as melhores práticas do mercado!

Um software de controle de estoque auxilia nos processos de auditoria interna

Tratamos de ferramentas muito importantes de um software ERP de qualidade, mas não podemos nos esquecer do papel essencial que esse software desempenha nos processos de auditoria interna.

Afinal, as entradas dos produtos na loja são cadastradas no sistema e podem ser acompanhadas a partir daí. Desse modo, todas as baixas no estoque, como vendas, quebras ou perdas, estarão registradas.

Para além disso, com um módulo de BI (Business Intelligence, ou Inteligência de Negócios), esses dados são cruzados e transformados em relatórios completos que auxiliam o auditor, disponibilizando relações como, por exemplo, em que período ocorreram mais perdas, facilitando a identificação dos responsáveis.

Evite fraudes com o software para controle de estoque Titan Retail

Para utilizar todas as ferramentas que foram apresentadas aqui, é necessário que você tenha um software para controle de estoque de qualidade. Então, conheça o sistema ERP Titan Retail.

Com o módulo de Gestão de Mercadorias, ele otimiza todos os processos de controle de estoque e mercadorias, controla as devoluções e quebras, facilita a execução de diversos formatos de inventários, além de diversas outras vantagens.

Então, não perca tempo! Entre em contato com um de nossos especialistas e saiba mais sobre como o Titan Retail pode ajudar a evitar fraudes no seu negócio!